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不知道你寫的是php或是asp，是php的話資料庫大概就是mysql，如果是asp的，就可以搭配MS的access或MS-SQL，有關資料庫避免外洩的問題，或許就算放在你自己的主機，管理的不當都有可能造成資料庫的外洩，所以要避免外洩，除了不用外，大概就是加強系統更新，並且以軟硬體防火牆來防制。
至於主機代管一年下來應該四萬跑不掉，初步我建議你先從虛擬主機下手，因為便宜的一年一千塊就有了，我想你可以比較看看。